Datenschutzerklärung

Allgemeine Hinweise

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, welche personenbezogenen Daten beim Besuch unserer Website und bei der Nutzung unserer Angebote verarbeitet werden und zu welchen Zwecken dies geschieht.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, mit denen eine natürliche Person direkt oder indirekt identifiziert werden kann.

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

SIMBA Solutions GbR
Gesellschafter: Ben Bauer und Jim-Steven Ernest Peter Simchen
Ruppertshüttener Straße 24
97816 Lohr am Main
Deutschland

E-Mail: info@simbasolutions.de

Website: www.simbasolutions.de

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit hierfür eine rechtliche Grundlage besteht.

Je nach Verarbeitung kommen insbesondere folgende Rechtsgrundlagen in Betracht:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – wenn Sie uns eine Einwilligung erteilt haben;
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – wenn die Verarbeitung zur Durchführung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist;
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist;
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – wenn die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der berechtigten Interessen eines Dritten erforderlich ist und keine überwiegenden Interessen oder Grundrechte der betroffenen Person entgegenstehen.

Soweit für die Speicherung von Informationen auf Ihrem Endgerät oder den Zugriff auf bereits auf Ihrem Endgerät gespeicherte Informationen eine Einwilligung erforderlich ist, erfolgt dies auf Grundlage von § 25 Abs. 1 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Unsere Website wird bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, gehostet.

Beim Aufruf unserer Website können durch den Hostinganbieter technisch erforderliche Daten verarbeitet und in Server-Logfiles gespeichert werden.

Hierzu können insbesondere gehören:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Seite bzw. Datei
• Referrer-URL
• Browsertyp und Browserversion
• verwendetes Betriebssystem
• HTTP-Statuscode
• übertragene Datenmenge

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zur sicheren und zuverlässigen Bereitstellung unserer Website, zur Fehleranalyse und zur Abwehr von Angriffen.

Soweit die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse beruht, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht insbesondere in der sicheren, stabilen und effizienten Bereitstellung unserer Website.

Soweit Hetzner personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, erfolgt dies auf Grundlage der gesetzlichen Anforderungen an die Auftragsverarbeitung.

Wenn Sie uns per E-Mail, Kontaktformular oder auf anderem Wege kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Informationen zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Hierzu können insbesondere gehören:

• Vor- und Nachname
• Unternehmen
• geschäftliche E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Website
• Position im Unternehmen
• Inhalt Ihrer Anfrage
• Informationen über gewünschte Dienstleistungen
• bestehende Systeme und Software
• Informationen über bestehende Geschäftsprozesse
• Projektanforderungen
• Budgetrahmen
• gewünschter Umsetzungszeitraum
• sonstige freiwillig übermittelte Informationen

Die Verarbeitung erfolgt zum Zweck der Bearbeitung Ihrer Anfrage, zur Kommunikation mit Ihnen sowie gegebenenfalls zur Vorbereitung eines Vertrags.

Soweit Ihre Anfrage auf den Abschluss eines Vertrags gerichtet ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

In anderen Fällen kann die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgen. Unser berechtigtes Interesse besteht in der effizienten Bearbeitung geschäftlicher Anfragen und Kommunikation mit Interessenten und Geschäftspartnern.

Auf unserer Website stellen wir ein Formular zur Verfügung, über das Unternehmen Anfragen zu unseren Dienstleistungen übermitteln können.

Das Formular dient insbesondere dazu, den Bedarf des Interessenten zu verstehen und eine mögliche technische Lösung einschätzen zu können.

Dabei können insbesondere Angaben zu folgenden Bereichen erhoben werden:

• Ansprechpartner und Kontaktdaten
• Unternehmen
• gewünschte AI- und Automatisierungsleistungen
• bestehende Herausforderungen und Prozesse
• gewünschtes Projektergebnis
• eingesetzte Software und Systeme
• benötigte Integrationen
• Prozessvolumen
• aktueller Zeitaufwand
• Projektbudget
• gewünschter Projektzeitraum
• Entscheidungsrolle
• sonstige Projektinformationen

Pflichtfelder werden im Formular entsprechend gekennzeichnet. Weitere Angaben erfolgen freiwillig.

Bitte übermitteln Sie über Freitextfelder keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO, sofern dies für Ihre Anfrage nicht zwingend erforderlich ist.

Zur effizienten Bearbeitung und Qualifizierung von Projektanfragen können die über unser Kontakt- oder Anfrageformular übermittelten Informationen automatisiert und unter Einsatz von Technologien der künstlichen Intelligenz analysiert werden.

Die Verarbeitung kann insbesondere dazu dienen,

• die Anfrage thematisch einzuordnen
• den gewünschten Automatisierungsbedarf zu erkennen
• relevante Informationen aus der Anfrage zusammenzufassen
• fehlende Informationen zu erkennen
• geeignete Rückfragen vorzubereiten
• Antworten auf Anfragen vorzubereiten oder zu erstellen
• die Anfrage intern an den passenden Bearbeitungsprozess weiterzuleiten

Hierfür können insbesondere KI-Dienste von Anthropic sowie von uns betriebene Automatisierungsprozesse eingesetzt werden.

Soweit die Verarbeitung zur Bearbeitung einer konkreten Vertragsanfrage oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Im Übrigen kann die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgen. Unser berechtigtes Interesse besteht in einer effizienten, strukturierten und schnellen Bearbeitung geschäftlicher Anfragen.

Wir verwenden die automatisierte Analyse nicht dazu, Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung ausschließlich automatisiert gegenüber der betroffenen Person zu treffen, soweit dies nicht ausdrücklich anders mitgeteilt wird und hierfür die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Für bestimmte KI-gestützte Funktionen können wir Dienste von Anthropic einsetzen.

Dabei können die für die Bearbeitung einer Anfrage erforderlichen Informationen an den Dienst übermittelt und dort verarbeitet werden.

Wir beschränken die an KI-Systeme übermittelten Informationen nach Möglichkeit auf die für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlichen Daten.

Soweit bei der Nutzung von Anthropic eine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt, stellen wir sicher, dass die gesetzlichen Voraussetzungen für eine solche Übermittlung erfüllt werden.

Weitere Informationen über die konkrete Datenverarbeitung durch Anthropic sind den jeweils geltenden Datenschutzinformationen und vertraglichen Datenschutzregelungen des Anbieters zu entnehmen.

Zur technischen Verarbeitung und Weiterleitung von Anfragen verwenden wir n8n.

n8n dient insbesondere dazu, verschiedene Systeme miteinander zu verbinden und automatisierte Arbeitsabläufe auszuführen.

Dabei können beispielsweise Informationen aus unserem Kontaktformular automatisiert verarbeitet, an unsere internen Systeme weitergeleitet, durch KI-Systeme analysiert, in unserem CRM gespeichert oder zur Vorbereitung einer Antwort verwendet werden.

Soweit n8n auf eigener Infrastruktur betrieben wird, erfolgt die Verarbeitung innerhalb der von uns kontrollierten Serverumgebung.

Sofern Dienste oder Infrastruktur von n8n oder anderen externen Anbietern eingesetzt werden, erfolgt die Verarbeitung unter Beachtung der jeweils anwendbaren datenschutzrechtlichen Anforderungen.

Wir verwenden HubSpot zur Verwaltung von Kunden- und Interessentendaten sowie zur Organisation unserer Vertriebs- und Kommunikationsprozesse.

Dabei können insbesondere folgende Informationen verarbeitet werden:

• Name
• Unternehmen
• geschäftliche Kontaktdaten
• Inhalt und Verlauf von Anfragen
• Projektinteressen
• Informationen über potenzielle Projekte
• Kommunikationshistorie

Die Verarbeitung dient insbesondere der strukturierten Bearbeitung von Anfragen, der Kundenverwaltung sowie der Vorbereitung und Durchführung von Geschäftsbeziehungen.

Soweit die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder eines Vertrags erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Im Übrigen kann sie auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer effizienten Kunden- und Interessentenverwaltung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgen.

Bei möglichen Datenübermittlungen in Drittländer werden die hierfür geltenden datenschutzrechtlichen Anforderungen berücksichtigt.

Für unsere geschäftliche Kommunikation verwenden wir Dienste von Microsoft, insbesondere Microsoft 365 und Outlook.

Wenn Sie uns kontaktieren oder wir Ihnen im Zusammenhang mit einer Anfrage antworten, können personenbezogene Daten innerhalb dieser Dienste verarbeitet werden.

Hierzu können insbesondere gehören:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Unternehmen
• Kommunikationsinhalte
• E-Mail-Metadaten
• gegebenenfalls Termininformationen

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zur Bearbeitung geschäftlicher Anfragen sowie zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und bestehender Geschäftsbeziehungen.

Rechtsgrundlage ist je nach Zusammenhang Art. 6 Abs. 1 lit. b oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Im Rahmen unserer Bearbeitung von Projektanfragen kann eine Terminvereinbarung angeboten werden.

Hierfür können über unsere Automatisierungsprozesse Termine erstellt und verwaltet werden.

Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Unternehmen
• Datum und Uhrzeit des Termins
• gegebenenfalls Inhalt bzw. Zweck des Termins

Für die Terminverwaltung können insbesondere Google Calendar und unsere n8n-basierten Automatisierungen eingesetzt werden.

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen bzw. zur Organisation der vom Interessenten gewünschten Kommunikation auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Auf unserer Website kann Google Maps eingesetzt werden, um unseren Standort oder andere geografische Informationen darzustellen.

Google Maps ist ein Dienst von Google.

Beim Laden von Google Maps können Informationen über das verwendete Endgerät und die Nutzung der Website an Google übermittelt werden. Hierzu kann insbesondere die IP-Adresse gehören.

Google Maps wird, soweit hierfür eine Einwilligung erforderlich ist, erst nach Ihrer vorherigen Zustimmung geladen.

Die Verarbeitung erfolgt in diesem Fall auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie, soweit einschlägig, § 25 Abs. 1 TDDDG.

Die Einwilligung kann mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Auf unserer Website werden Schriftarten von Google verwendet.

Wir empfehlen und beabsichtigen, die verwendeten Schriftarten lokal auf unserem eigenen Webserver bereitzustellen.

Bei lokaler Bereitstellung wird beim Aufruf der Schriftarten keine Verbindung zu den Servern von Google allein zum Zweck des Abrufs der Schriftdateien hergestellt.

Sollten Google Fonts stattdessen direkt von Google-Servern geladen werden, muss die datenschutzrechtliche Ausgestaltung entsprechend angepasst werden.

Unsere Website kann Cookies und vergleichbare Technologien verwenden.

Technisch notwendige Technologien können eingesetzt werden, soweit sie für die Bereitstellung einer ausdrücklich gewünschten Funktion der Website erforderlich sind.

Soweit Technologien eingesetzt werden, für die eine Einwilligung erforderlich ist, werden diese erst nach Ihrer Zustimmung aktiviert.

Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Dieser Abschnitt wird vor Aktivierung entsprechender Werbe- oder Trackingtechnologien konkretisiert.

Sollten wir zukünftig beispielsweise Werbe-, Conversion- oder Trackingtechnologien von Meta, Google, LinkedIn oder anderen Anbietern einsetzen, werden diese – soweit eine Einwilligung erforderlich ist – erst nach Ihrer vorherigen Zustimmung aktiviert.

Die Datenschutzerklärung wird vor der Aktivierung entsprechend um den konkret eingesetzten Anbieter, die verarbeiteten Daten, Zwecke, Rechtsgrundlagen, Speicherdauern und gegebenenfalls Drittlandübermittlungen ergänzt.

Derzeit wird über diese Website kein Newsletter-Dienst angeboten.

Sollten wir zukünftig einen Newsletter anbieten, wird diese Datenschutzerklärung vor dessen Einführung um die dafür erforderlichen Informationen ergänzt.

Insbesondere werden wir dann über den eingesetzten Newsletteranbieter, die verarbeiteten Daten, den Zweck der Verarbeitung, die Rechtsgrundlage und die Widerrufsmöglichkeiten informieren.

Im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit können personenbezogene Daten an Dienstleister und technische Anbieter übermittelt werden, soweit dies für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist.

Hierzu können insbesondere gehören:

• Hostinganbieter
• CRM-Anbieter
• E-Mail- und Kommunikationsanbieter
• Automatisierungsanbieter
• KI-Dienstleister
• Cloud- und Softwareanbieter
• IT-Dienstleister

Soweit Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, werden die gesetzlich erforderlichen Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen.

Bei der Nutzung bestimmter Dienstleister kann eine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums nicht ausgeschlossen werden.

Eine solche Übermittlung erfolgt nur unter Beachtung der gesetzlichen Voraussetzungen.

Hierzu können insbesondere ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission oder geeignete Garantien wie die von der Europäischen Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln gehören.

Wir speichern personenbezogene Daten grundsätzlich nur so lange, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist.

Daten aus Kontakt- und Projektanfragen werden gespeichert, solange dies für die Bearbeitung der Anfrage und eine mögliche anschließende Geschäftsbeziehung erforderlich ist.

Kommt ein Vertrag zustande, können Daten aufgrund gesetzlicher handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten darüber hinaus gespeichert werden.

Entfällt der Verarbeitungszweck und bestehen keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen rechtlichen Gründe für eine weitere Speicherung, werden die betreffenden Daten gelöscht.

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten gegen Verlust, Manipulation, unberechtigten Zugriff und sonstige Sicherheitsrisiken zu schützen.

Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technischen Entwicklung und den jeweiligen Risiken angepasst.

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten gemäß Art. 15 DSGVO
• Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO
• Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO
• Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO
• Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 DSGVO
• Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft

Der Widerruf einer Einwilligung berührt die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an uns wenden:

info@simbasolutions.de

Sie haben unbeschadet anderer Rechtsbehelfe das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.

Sie können sich insbesondere an die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde oder an eine andere nach den gesetzlichen Vorschriften zuständige Aufsichtsbehörde wenden.

Werden personenbezogene Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen.

Nach Ihrem Widerspruch werden Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verwendet.

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich unsere Website, die eingesetzten Technologien oder die gesetzlichen Anforderungen ändern.

Es gilt die jeweils auf dieser Website veröffentlichte aktuelle Fassung.